Wie verwalte ich mein IT-Budget: Tipps für den Erfolg

Budgets sind eines der vielen Werkzeuge, die Manager einsetzen, um Ziele zu erreichen. Betrachten Sie Budgets nicht als Gefallen oder Schulden, sondern als eine Möglichkeit, Ihre IT-Initiativen mit finanziellen Investitionen in Einklang zu bringen. Schließlich weiß das Unternehmen, dass Sie Geld brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Und wie in Ihrem Privatleben sind Budgets nicht per se schlecht – sie zwingen Sie einfach dazu, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie erreichen wollen.

1. Lassen Sie das Rätselraten sein. Budgets sind ein strategisches Instrument, kein Ratespiel. Das bedeutet, dass Sie eine Philosophie oder einen Ansatz im Kopf haben sollten – Erhöhung der Ausgaben zur Unterstützung bestimmter Ziele, vielleicht Kürzung der Ausgaben in anderen Bereichen. Manche Verantwortliche gehen jedoch nach dem Prinzip des „Ratespiels“ vor, indem sie einfach zusätzliche 10 % des diesjährigen Budgets beantragen, ohne eine wirkliche Strategie oder einen Konzeptnachweis zu haben. Auf diese Weise signalisieren Sie, dass Ihre Arbeit in diesem Jahr 10 % wichtiger ist als im letzten Jahr. Vielleicht ist sie das, vielleicht auch nicht. Dieses Ratespiel untergräbt auch Ihre Autorität, den Schwerpunkt Ihres Teams zu bestimmen.
2. Verwalten Sie Ihr Budget als wäre es Ihr eigenes Geld. Wenn Sie die Verantwortung dafür übernehmen, was Ihr Team erreichen soll, können Sie eine Denkweise entwickeln, die über eine willkürliche Bitte um Geld hinausgeht. Schauen Sie sich Bereiche an, in denen Sie in der Vergangenheit zu kurz gekommen sind, und überlegen Sie sich neue Ansätze. Informieren Sie sich über neue Trends und prüfen Sie, ob diese auf die Arbeit Ihres Teams anwendbar sind. Indem Sie sich einbringen – was Sie als Manager bereits tun – zeigen Sie, dass Sie wissen, was auf dem Spiel steht.
3. Legen Sie die Mentalität „nutze es oder verliere es“ ab. Der Gedanke, dass die Vorgesetzten Ihnen im nächsten Jahr nicht mehr Geld zur Verfügung stellen, wenn Sie in diesem Jahr nicht das gesamte zugewiesene Geld ausschöpfen, mag zwar eine gewisse Grundlage in der Realität haben, ist aber kein kluger finanzieller Schachzug. Unabhängig davon, wer Sie dazu auffordert, ist dies oft eine schlechte Angewohnheit: Sie ermutigt zu unüberlegten Ausgaben und untergräbt alle künftigen Rechtfertigungen für Ausgaben.
4. Seien Sie gegenüber Ihrem Team transparent. (Zumindest so viel wie möglich.) Wir wissen, dass manche Unternehmen ihre Budgets geheim halten; dennoch ist es von Vorteil, wenn Ihre direkten Mitarbeiter genau wissen, was sie für Schulungen oder Software ausgeben können – Sie verschwenden weder ihre noch Ihre Zeit. Sie werden es zu schätzen wissen, und Sie werden von einer vertrauensvolleren Beziehung profitieren.

Neu eingestellte IT-Manager empfinden oft ein überwältigendes Gefühl der Angst, wenn es um die Budgetierung geht. Sie mögen zwar aufgrund Ihrer IT-Kenntnisse und Ihrer Fähigkeiten in der Mitarbeiterführung befördert worden sein, aber wenn Sie noch nie ein Budget erstellt haben, haben Sie wahrscheinlich nicht viel Zeit damit verbracht, darüber nachzudenken.

Denken Sie daran, dass alle vor Ihnen das Budgetieren am Arbeitsplatz gelernt haben. Wenn Sie im Vorfeld etwas Zeit investieren und diese praktischen Tipps beherzigen, werden Sie das Chaos und die Ungewissheit in den Griff bekommen.

1. Betrachten Sie das bestehende Budget als Basis. Prüfen Sie das aktuelle Budget sorgfältig, stellen Sie Fragen (an sich selbst oder an die Person, die es erstellt hat). Ziel ist es nicht, mit der Methodik des Budgets einverstanden zu sein, sondern zu verstehen, wie es zustande gekommen ist.
2. Lernen Sie von Ihrem Team. Sprechen Sie mit Ihrem Team über seine Bedürfnisse, sei es in einer formellen Sitzung oder in einem lockeren Gespräch: Wofür hat es im vergangenen Jahr Geld ausgegeben? Brauchen sie im nächsten Jahr neue Hardware, Software oder Schulungen? Bitten Sie sie, Prioritäten zu setzen – was brauchen sie am dringendsten? Was ist das Trendthema, das sie mögen, aber vielleicht noch nicht brauchen?
3. Sprechen Sie mit dem Unternehmen. Die leitenden Angestellten haben wahrscheinlich bereits ein allgemeines Budget für das nächste Jahr festgelegt, bevor Sie Ihre Anträge stellen müssen. Erkundigen Sie sich, ob es eine Faustregel gibt, die besagt, dass Sie sich innerhalb eines bestimmten Prozentsatzes des Vorjahresbudgets bewegen müssen.
4. Bitten Sie um Hilfe. Da Sie nicht die erste Person im Unternehmen sind, die ein Budget aufstellt, sollten Sie einen Experten um Hilfe bitten. Wenden Sie sich an Ihr Finanzteam und erkundigen Sie sich, ob es dort Budgetanalysten gibt – eine Funktion, die in vielen Unternehmen besetzt ist. Sie können Ihnen bei Standard-Budgetfragen und bei komplizierteren Themen wie Abschreibung helfen und Ihnen sogar Tipps zur Genehmigung Ihres Budgets geben. Sie könnten auch mit einigen Managern sprechen, zu denen Sie aufschauen, um deren Einblicke zu erhalten.
5. Besuchen Sie einen Budgetierungskurs. Erkundigen Sie sich an einer nahe gelegenen Volkshochschule oder Wirtschaftshochschule nach einem Haushaltsplanungskurs für Nicht-Finanzfachleute.
6. Setzen Sie Prioritäten bei Ihren Budgetanfragen. Angenommen, Sie bekommen nur 90 Prozent der beantragten Mittel bewilligt – welche Posten können Sie dann streichen? Oder vielleicht sind die Einnahmen des Unternehmens zur Jahresmitte knapp, so dass Sie gebeten werden, Ihre Ausgaben zu kürzen. Wenn Sie von vornherein wissen, welche Posten höhere und welche niedrigere Priorität haben, wird dieser Prozess viel einfacher.

Je vertrauter Sie mit der Verwaltung eines Budgets werden, desto raffinierter werden die Möglichkeiten, wie Ihr Budget für Sie arbeiten kann. Sie können Ihr Budget auch als Instrument für eine größere Harmonie im Unternehmen nutzen.

1. Teilen Sie den Reichtum mit anderen Teams. Vielleicht hatten Sie letztes Jahr ein viel höheres Budget als sonst – Sie haben neue Mitarbeiter eingestellt, in neue Hardware investiert und die Funktionalität und Philosophie Ihres Teams geändert. Seien Sie also ein Teamplayer und überlegen Sie sich für dieses Jahr ein „normaleres“ Budget. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, wie sich Ihr Budget in die Gesamtarbeitsbelastung Ihres Vorgesetzten einfügt, vielleicht ist es dieses Jahr an der Zeit, das Budget zu reduzieren, damit ein anderes Team wachsen kann.
2. Teilen Sie Arbeitskräfte. Sie möchten einen Datenwissenschaftler einstellen, aber Sie haben nicht genug Geld für ein volles Gehalt. Suchen Sie stattdessen nach anderen Teams, die einen Teilzeit-Datenwissenschaftler gebrauchen können. Indem Sie die Arbeitslast für eine Person auf mehrere Teams verteilen, können Sie auch die Kosten für diesen Mitarbeiter teilen.
3. Konsolidieren Sie Datenbanken und Anwendungen. Zumindest soweit realistisch und machbar, kann die Konsolidierung Ihrer Datenbanken Ihnen helfen, die Kosten zu senken. Unabhängig davon, ob sie in der Cloud oder auf Servern vor Ort gespeichert sind, können Sie Ihre Infrastrukturkosten senken, indem Sie die Anzahl der Speicherorte Ihrer Daten reduzieren.
4. Erkundigen Sie sich nach Finanzierungsmöglichkeiten. Vielleicht müssen Sie eine Anschaffung tätigen oder einen neuen Mitarbeiter einstellen, haben aber nicht das nötige Budget dafür. Suchen Sie nach einem Praktikanten, fragen Sie Ihren Software- oder Hardware-Anbieter nach Finanzierungsmöglichkeiten oder erkundigen Sie sich, ob ein Anbieter ein Proof-of-Concept-Projekt durchführen kann, damit Sie ein neues System testen können. Wenn Ihr Budget frei wird, wissen Sie bereits, dass Ihnen die Anwendung gefällt, und Sie können die Kosten rechtfertigen.

Ein Budget sollte niemals nur eine Jahresprognose sein. Es ist ein Mittel, um zu messen, was funktioniert, und was nicht funktioniert. Es ist ein Test zwischen Fantasie und Realität. Integrieren Sie diese bewährten Verfahren in Ihren IT-Managementstil:

1. Überprüfen Sie Ihr IT-Budget monatlich. Stellen Sie fest, wo Sie zu viel und wo Sie zu wenig ausgegeben haben – und sehen Sie, welche Ergebnisse Sie erzielt haben. Ein proaktiver Umgang mit Ihrem Budget bedeutet, dass das Budget für das nächste Jahr eine viel einfachere – und kleinere – Aufgabe sein wird. Sie werden auch Trends oder Fehlentwicklungen erkennen: Nehmen wir an, Sie wollen auf mobile Anwendungen umsteigen, aber Ihre überhöhten Ausgaben an anderer Stelle bedeuten, dass Sie den geplanten mobilen Entwickler nicht einstellen können.
2. Berücksichtigen Sie Fixkosten gegenüber variablen Kosten. Vorabinvestitionen sind teuer und unflexibel: Wenn Sie Hardware kaufen oder einen Vertrag für einen jahrelangen Service abschließen, sind Sie an diese Preise gebunden. Wenn Sie jedoch As-a-Service-Optionen in Betracht ziehen, können Sie Flexibilität und Skalierbarkeit erreichen.
3. Kommunizieren Sie. Ein Budget ist eine Möglichkeit, die Ziele Ihres Teams zu kommunizieren, und zwar gegenüber Ihren Managern, dem Unternehmen insgesamt und natürlich auch gegenüber Ihrem Team. Aber die Kommunikation selbst kann ebenso nützlich sein: Wenn Sie vom Weg abgekommen sind, bitten Sie um Hilfe. Wenn Sie nicht wissen, wohin das Geld fließt, sprechen Sie mit Ihrem Team. Wenn Sie erfolgreich sind, teilen Sie Ihre besten Praktiken.

Je besser Sie Ihr IT-Budget verwalten können, desto mehr optimieren Sie Ihre Kosten und Ihren Wert. Das kann den Unterschied ausmachen zwischen der Behandlung als Standard-Kostenstelle und der Anerkennung als der Umsatzbringer oder Kosteneinsparer, der die IT wirklich ist.

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